Hjälpcenter

Första inloggningen möts du av en wizard som samlar in det bokföringen behöver: bolagstyp (enskild firma, aktiebolag eller handelsbolag), företagsuppgifter och momsperiod. VAT-nummer härleds automatiskt ur organisations-/personnumret. Allt går att ändra senare under Inställningar.

1. Välj bolagstyp — den styr kontoplan, AI-regler och vilka årsavslutsflöden som erbjuds.
2. Fyll i företagsnamn, organisations-/personnummer, adress och ort (obligatoriska).
3. Välj momsperiod: månad, kvartal (vanligast) eller helår.
4. Klicka Kom igång — du landar på översikten och kan bokföra din första händelse direkt.

Bytesguiden (menyn → Byt hit från annat program, endast administratörer) flyttar hela din bokföring i fyra steg: exportera från gamla programmet, importera SIE-filen här, ta med kund-/artikelregister, och kontrollera att allt stämmer. Ingenting raderas i det gamla programmet.

1. Välj ditt gamla program i guiden — du får exakta klicksteg för just det (Fortnox: företagsnamnet → Export → SIE 4; Visma eEkonomi: Inställningar → Import och export).
2. Ladda upp SIE-filen: kontoplanen kompletteras automatiskt, ingående balanser bokförs och alla verifikat läggs i egna importserier med obrutna nummer.
3. Ladda upp kunder och artiklar som CSV (valfritt — importen visar förhandsgranskning och hoppar över dubbletter).
4. Kontrollsteget visar balanskontroll på öret, antal verifikat och IB-status — jämför mot gamla programmets balansrapport innan du släpper taget.

Under Inställningar → Användare (endast administratörer) bjuder du in fler personer. Fyra roller finns, och de upprätthålls på databasnivå — inte bara i menyerna: Administratör (allt), Medarbetare (bokföring, fakturering, CRM och bank — ser aldrig lön eller inställningar), Granskare (läser allt inklusive lön men kan inte ändra något — för revisorn) och Anställd (ser endast sina egna lönespecifikationer).

1. Inställningar → Användare → Lägg till användare.
2. Ange e-post, välj roll — för rollen Anställd kopplar du personen till personalregistret.
3. Ett engångslösenord visas EN gång — ge det till personen säkert och be dem byta vid första inloggningen (Glömt lösenord på inloggningssidan fungerar också).

Hela systemet — databas, app och AI — kan köras på en maskin du äger, utan molnkonton. Det kräver Docker och lite terminalvana, och du tar då själv över backupansvaret. Komplett guide finns i repot: docs/SJALVHOSTNING.md, med backup-rutiner (viktigt — bokföringslagen kräver 7 års arkiv), säker åtkomst via Tailscale och uppdateringsflöde.

Översikten visar dina nyckeltal (omsättning, resultat, bank & kassa, momsskuld …), månadsdiagram, Att göra-listan (förfallna fakturor, skattedeadlines, verifikat utan underlag) och senaste verifikat. Diagrammens staplar visar exakta värden när du håller muspekaren över dem.

1. Klicka Anpassa ovanför nyckeltalen för att ta bort widgets (krysset) eller lägga till nya ur listan.
2. Klicka Klar när du är nöjd — valet sparas per företag.

AI-bokföring (menyn) är snabbaste vägen från kvitto till verifikat: ladda upp ett foto/PDF eller beskriv köpet i text. AI:n läser underlaget, föreslår kontering enligt BAS 2026 med rätt moms (inklusive omvänd skattskyldighet för EU-inköp och representationens momstak), kontrollerar mot din tidigare bokföring efter dubbletter — och du granskar och bokför med ett klick. Underlaget arkiveras automatiskt på verifikatet.

1. Öppna AI-bokföring, fota/ladda upp kvittot eller skriv en beskrivning (gärna båda — syfte och betalsätt hjälper AI:n).
2. Klicka Analysera med AI och granska förslaget: konton, belopp, moms och eventuella varningar.
3. Justera vid behov (kontona är valbara i förslaget) och klicka Bokför.

Att godkänna samlar AI:ns konteringsförslag för banktransaktioner utan regelträff och för filer i underlagsinkorgen. Varje förslag visar kontering, säkerhetsnivå (Säker/Osäker) och varningar — t.ex. möjliga dubbletter eller saknade kvittonummer. Ingenting bokförs utan ditt klick.

1. Klicka Föreslå för bankhändelser respektive Föreslå för underlagsinkorgen.
2. Granska varje kort — Godkänn & bokför eller Avvisa.
3. Finns flera säkra förslag visas Godkänn alla säkra som bokför dem i ett svep.

Ny verifikation är den klassiska konteringsvyn: välj datum och serie, lägg rader med konto/debet/kredit, och spara. Verifikatet måste balansera — annars vägrar databasen. Konteringsmallar låter dig spara vanliga konteringar och återanvända dem med nytt belopp.

Verifikatlistan visar allt bokfört. Ett bokfört verifikat kan aldrig ändras eller raderas i efterhand (bokföringslagen) — i stället skapar du ett ändringsverifikat via Rätta verifikat på verifikatsidan: originalet vänds och rätt version bokförs, med spårbar länk mellan dem. Underlag (kvitton) laddas upp på verifikatet och kan inte tas bort så länge verifikatet finns (7-årsarkivering).

Släpp in kvitton och fakturor i underlagsinkorgen när du inte hinner bokföra direkt — mobilkamera eller fil. Därifrån skickar du dem till AI-bokföringen med ett klick, eller låter Att godkänna föreslå konteringar för hela inkorgen. Filer som ännu inte är kopplade till verifikat kan raderas.

Avstämningen jämför bokfört saldo på företagskontot (1930) mot dina faktiska banktransaktioner, på öret. Importera transaktioner via CSV från internetbanken (fungerar direkt utan konfiguration) och pricka av. Bokföringsregler (Bank → Regler) matchar återkommande texter — "allt från Telia → 6212" — och kan bokföra automatiskt vid entydig träff.

Kontoplanen följer BAS 2026, urvalad för svenska småföretag, med momskoder som styr vilken ruta i momsdeklarationen varje konto hamnar i. Konton för aktiebolag och handelsbolag (2081, 2099, 7210 …) finns med. Du kan lägga till egna konton — SIE-importen gör det dessutom automatiskt för konton den möter.

Pipelinen är en kanban-tavla med stegen Lead → Kontaktad → Offert skickad → Vunnen/Förlorad. Dra korten mellan stegen (eller använd pilknapparna på mobil). Varje affär kan ha värde, kontakt och nästa åtgärd med datum — åtgärden dyker upp i Att göra på översikten så inget faller mellan stolarna.

Skapa en offert under Offert & Order, skicka den (utskrivbar PDF-vy finns), och markera Accepterad när kunden säger ja — offerten blir då en order med eget ordernummer, och en kopplad pipeline-affär flyttas automatiskt till Vunnen. Från ordern skapar du fakturan med ett klick — raderna följer med.

Fakturalistan visar läget direkt med färger: grönt = betald, rött = förfallen (med rött förfallodatum), gult = delbetald, blått = skickad, dämpat = utkast. Fakturanummer tilldelas i obruten serie först när fakturan bokförs. Varje bokförd faktura kan öppnas som PDF, laddas ner som e-faktura (Peppol BIS Billing 3.0), mejlas till kunden och påminnas om — manuellt eller automatiskt.

1. Ny faktura → välj kund, lägg rader (artiklar förifyller pris och moms) → Bokför.
2. Skicka som PDF via mejl (kräver Resend-nyckel) eller som e-faktura via din accesspunkt.
3. Registrera betalningar på fakturasidan — status uppdateras automatiskt till delbetald/betald.
4. Vid kreditering: Skapa kreditfaktura — originalet makuleras aldrig, allt är spårbart.

Kundregistret håller adress, betalvillkor, momstyp (svensk, EU omvänd skattskyldighet eller export) och Peppol-adress. Artiklar har pris exkl. moms, momssats, enhet och försäljningskonto — och förifyller fakturarader. EU-kunder med omvänd skattskyldighet kräver VAT-nummer, vilket valideras vid sparande.

Bank-sidan samlar importerade banktransaktioner. CSV-export från internetbanken importeras med dubblettskydd (samma rad två gånger skapar ingenting). Omatchade transaktioner hanteras via bokföringsregler (matchar text/motpart → konto + momssats, med valbar autobokning) eller skickas till AI:n via Att godkänna.

Registrera leverantörsfakturor med förfallodatum, belopp och kontering — de bokförs enligt faktureringsmetoden vid registrering och prickas av när de betalas. Leverantörer kan ha standardkonto för kostnaden så registreringen går snabbare.

Körjournalen är underlaget för skattefri milersättning med egen bil (25 kr/mil 2026). Registrera resor med datum, sträcka och syfte — och bokför ersättningen därifrån (konto 5800). Journalen är det underlag Skatteverket vill se vid en kontroll.

Inventarier över direktavdragsgränsen (29 600 kr 2026, halvt prisbasbelopp) läggs i anläggningsregistret och skrivs av årligen — räkenskapsenlig avskrivning med 30-regeln eller 20-regeln räknas fram och bokförs från registret. Billigare inventarier dras av direkt (konto 5410).

Moms-sidan räknar fram deklarationen ruta för ruta ur bokföringen — försäljning, utgående och ingående moms, EU-handel — för din valda period (månad/kvartal/helår). När du godkänner rapporten bokförs omföringen till redovisningskontot (2650) automatiskt, perioden låses, och du laddar ner eSKD-filen för uppladdning i Skatteverkets e-tjänst.

För enskild firma: egna uttag och insättningar bokförs mot eget kapital (2013/2018) — uttag är aldrig lön och aldrig en kostnad. Uttagssimulatorn visar vad ett uttag "kostar" i skatt och egenavgifter givet ditt resultat, med aktuella regelvärden (egenavgifter 28,97 %, schablonavdrag, skiktgräns). F-skatten bokförs mot 2012 — aldrig som kostnad.

För aktiebolag och handelsbolag: lägg upp anställda under Personal (namn, personnummer, månadslön, skatteavdrag enligt tabell), kör lön under Lön — bruttolön, arbetsgivaravgift (31,42 %), personalskatt och netto bokförs automatiskt på rätt konton. Varje körning ger en lönespecifikation som PDF (maskerat personnummer, ackumulerat i år) som mejlas till den anställda med ett klick, och en AGI-fil (XML på individnivå) för uppladdning hos Skatteverket senast den 12:e nästa månad.

Årsavslutet guidar genom kontrollerna och bokför resultatet (8999 → 2019) och nollställer eget kapital. Enskild firma får förenklat årsbokslut (K1) och NE-bilagans alla rutor beräknade; aktiebolag får K2-årsredovisning och INK2. Deklarationsunderlagen exporteras som SRU-filer (NE/INK1/INK2) som laddas upp i Skatteverkets filöverföringstjänst, och hela året kan tas ut som SIE 4 till revisorn.

Resultat- och balansräkning, huvudbok och verifikationslista — för valfri period, som PDF eller CSV. SIE 4-exporten innehåller hela räkenskapsåret och läses av alla svenska bokföringsprogram och av din revisor. Exportfriheten är din yttersta säkerhet: allt kan alltid tas ut.

Rådgivaren är en bokföringsexpert i chatten som läser din bokföring innan den svarar — saldon, verifikat, momsläge, obetalda fakturor — och söker på webben när den behöver färsk information. Den är tekniskt spärrad till läsning: den kan aldrig ändra något. Konversationerna sparas per användare i historiken.

Under Inställningar → Bolagstyp & AI-bokföraren finns två fritextfält: Konteringsregler styr AI-bokförarens förslag (t.ex. "alla inköp betalas privat → kreditera 2018"), och Egen kunskap till AI-rådgivaren ger rådgivaren kontext om just ert företag (bransch, rutiner, vanliga motparter). Ingetdera kan skriva över de hårdkodade säkerhets- och bokföringsreglerna. Alla ändringar sparas i en historik med vem och när.

Vill du inte skicka underlag till en molnleverantör: kör en OpenAI-kompatibel modell lokalt (Ollama, LM Studio) och ange endpointen under Inställningar (t.ex. http://localhost:11434/v1) plus modellnamnet. AI-bokföraren fungerar då helt utan att något lämnar din infrastruktur — och kostnaden är noll.

AI-förbrukning (menyn, endast administratörer) visar varje AI-anrops tokens, svarstid och en uppskattad kostnad — per månad, funktion och dag. Kostnaden beräknas när anropet görs och fryses med sin prisversion, så historiken räknas aldrig om. Sätt en månadsbudget så visas en varning när uppskattningen når den — det hårda taket sätter du hos AI-leverantören.

Inställningar (endast administratörer) samlar allt: företagsuppgifter, utseende (accentfärg och bakgrund — ändras direkt i hela appen), AI-inställningar, e-faktura-accesspunkt, användare, e-post & automationer, räkenskapsår och periodlås, SIE-import, kund-/artikelimport och ingående balanser.

Fakturor, påminnelser och lönespecifikationer mejlas via din egen Resend-nyckel med din egen avsändardomän. Testmejl-knappen verifierar att allt är rätt uppsatt. Automatiska betalningspåminnelser skickas dagligen kl 07 UTC när de är påslagna: max två per faktura, aldrig tätare än ditt valda intervall, aldrig någon automatisk avgift.

Systemloggen (menyn, endast administratörer) visar vad automationerna gör och var fel uppstår: påminnelsekörningar med körtid, e-fakturaskick, lönespec-utskick och AI-fel. Filtrera på nivå, källa och text. Känsliga uppgifter (nycklar, tokens, personnummer) saneras innan de loggas. Knappen Kör påminnelser nu triggar påminnelseautomationen manuellt — säkert, eftersom körningen aldrig kan dubbelskicka.

Uppdateringar i menyn visar vad som är nytt, version för version. Själva uppdateringen gör du med ett klick på GitHub (Sync fork) plus ett kommando för databasändringar — hela flödet står i docs/UPPGRADERING.md. Med aktiv uppdateringsprenumeration ingår årets regelvärden (basbelopp, avgiftssatser, momsregler) som annars åldras vid årsskiftet.